Waarom duurt uw project altijd langer dan vooraf gepland?
Het is schering en inslag: bouwprojecten die langer duren dan vooraf gedacht. En die meer kosten ook. Hoe komt dat nu? Kunnen we niet plannen? Hebben we te weinig ervaring? Een artikel over een belangrijk deel van het bouwmanagement.
Bouwprojecten zijn schijnbaar lastig te managen. Of willen we misschien niet van onze fouten leren? Om die vraag te beantwoorden moeten we wat dieper duiken in de vraag hoe een bouwmanager een bouwproject aan moet pakken. Want die aanpak, dat is een van de zaken die een nieuwbouw, renovatie of restauratie tot een succes maakt. Maar er is meer.
Kunt u improviseren?
Bij het managen van projecten hebben we het ook snel over ‘projectmatig werken’. Daar zijn heel wat boeken over geschreven. Niet iets om hier te herhalen. Wat wel goed om te realiseren is, is dat met weinig ervaring er meer geïmproviseerd zal moeten worden. Als er niet projectmatig gewerkt kan worden is er meer tijd nodig.
Een bouwmanager is getraind in het projectmatig, of beter nog: routinematig afwerken van taken. Door ervaring kan vooraf structuur in werkzaamheden worden aangebracht. Als ervaring ontbreekt is de bouwmanager afhankelijk van projectmedewerkers. Met andere woorden: in de meest gunstige situatie zijn alle werkzaamheden en taken vooraf bekend. En dat is nu juist de kneep.
Taken in kaart brengen. Dat is 1. Al die taken zullen uitgevoerd moeten worden binnen de bekende randvoorwaarden. Ideaal dus voor een plan van aanpak en een planning. Deadlines, taakverdeling, speling, beslismomenten en wat dies meer zij. Een goede voorbereiding is tenslotte het halve werk. Maak in de voorbereiding dan ook zeker gebruik van de directie en/of toezichthouder.
Dan kan er niets meer mis gaan.
Was dat maar waar. Er zijn veel factoren die het succes bepalen. Veel factoren kunnen vooraf prima worden ingeschat. Sta daar uitgebreid bij stil in een plan van aanpak en planning. Schat vooraf in of deze factoren van grote of juist van weinig invloed zijn op het bouwplan en hou deze gedurende het project in beeld.
En dan zijn er nog de factoren waar men niet altijd even goed invloed op kan uitoefenen. Risico’s dus. En die zijn er altijd genoeg. Hier maakt de ervaren bouwmanager het verschil: risico’s inschatten en zo goed mogelijk voorkomen.
Risico’s
Oei, was dat maar zo makkelijk. Laten we de belangrijkste er uitlichten: (zelf)overschatting. “Dat doen we wel even” of “dat heb ik al vaker gedaan”. En laten we eerlijk zijn: dat is best mogelijk. Maar tegelijkertijd ook vaak de oorzaak van veel problemen. Ook vaak gehoord: “dat komt wel goed”. Als bouwmanager moeten deze opmerkingen uit het projectteam (of van jezelf?) goed op waarde worden geschat. Wordt dit ook daadwerkelijk waargemaakt?
Plannen, plannen en …
Plannen heeft alles te maken met ‘doelen stellen’. De opdrachtgever geeft immers een opdracht, een doel, mee? Zonder planning is er geen vertraging, maar een doel behalen is er niet bij.
Het niet behalen van doelen, laten we ons even beperken tot de planning, is in feite niet anders dan een verschil tussen theorie en praktijk. Hoe stemmen we die nu op elkaar af? Een paar tips:
- Stel duidelijke doelen!
- Wees realistisch
- Wees niet optimistisch
- Wees accuraat en werk consequent
- Controleer detailplanningen
- Zorg voor dezelfde houding bij projectmedewerkers
- Monitoren!
Kortom: plannen, uitvoeren en bijstellen.
Plannen, uitvoeren en bijstellen.
Bijstellen werkt alleen als daar in de planning ruimte voor gelaten is. Vooraf dient rekening gehouden te zijn met tegenvallers. Dat kan op verschillende manieren:
In ieder geval: deel je project op in fasen. Zo zet je duidelijke, afgebakende stappen. Controleer of al die stappen eenduidig worden gecommuniceerd. Opdrachtnemers, opdrachtgever, projectmedewerkers dienen al deze stappen te kennen. Maak dit niet alleen duidelijk in de planning maar ook in het plan van aanpak, offerteaanvragen, opdrachten en andere documenten. Zo hou je voor jezelf overzicht.
Deel grote stappen op in kleine stappen. Door kleine stappen te maken blijft er steeds motivatie. Maar belangrijker nog:
Zorg na elke stap voor een beslismoment. Na de uitvoering kan heroverwogen worden of de stap dichter bij het doel is gekomen. Is het doel bijgesteld? Geven de gemaakte stappen het gewenste resultaat?
Beslismomenten na kleine stappen kunnen binnen het projectteam worden gemaakt. Zorg ook voor beslismomenten samen met opdrachtgever en misschien ook wel anderen. Betrokkenheid van medewerkers, gebruikers, budgethouders is minstens zo belangrijk. Het samen nadenken over de voortgang van het project bevordert ook teambuilding: alle neuzen dezelfde kant op.
Is dat alles?
Hmm, over een heleboel zaken hebben we het nog niet gehad. Maar, als we alleen al deze methode toepassen op alle bouwprojecten, wat betekend dat dan financieel?